Swiss Legal Archiving
Die Lösung von Best Computing
zur digitalen Aufbewahrung gemäß OLC 221.431
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Lösungsübersicht:
Was sieht die Verordnung über die Führung und Aufbewahrung von Handelsbüchern vor?
Schweizer Unternehmen sind gesetzlich verpflichtet, Buchhaltungsunterlagen zehn Jahre lang aufzubewahren: früher nur im damals üblichen unveränderlichen Format, Papier, heute aber auch in elektronischer Form (z. B. PDF), sofern technische Verfahren angewendet werden, die die Integrität der aufgezeichneten Informationen gewährleisten (z. B. digitale Signaturen und Zeitstempel). Eine spezielle Verordnung des Bundes definiert Aufbau und Eigenschaften dieser Dokumente:
- Verordnung über die Pflege und Konservierung von Handelsbüchern (Olc auf Italienisch)
- Ordonnance Concernant La Tenue et La Conservation des Livres de Comptes (Olico auf Französisch)
- Verordnung über die Führung und Aufbewahrung der Geschäftsbücher (GeBüV)
Swiss Legal Archiving vereint sämtliche Regelungen dieser Verordnungen und stellt Unternehmen damit die notwendige und bewährte Software zur Verfügung. Die Vorteile für Unternehmen und deren Anwender liegen auf der Hand, auch für externe Besucher, beispielsweise bei Kontrollen.
Vorteile für Ihr Unternehmen
- Vollständige Konformität den Schweizer Gesetzen zur Dokumentenaufbewahrung
- Kostenreduzierung der durch Papier belegten Verwaltungs- und physischen Flächen
- Automatisierung des Konservierungsprozesses, ohne manuelle Eingriffe
- Maximale Sicherheit und Rückverfolgbarkeit der Vorgänge
- Transparente Integration mit den bereits im Einsatz befindlichen Systemen
Der Prozess findet statt im periodischen Batch-Modus (täglich, wöchentlich, monatlich), um Kontinuität und Zuverlässigkeit zu gewährleisten.
Haben Sie noch Fragen?
Hier sind die Antworten
Sobald die Buchhaltungsunterlagen ordnungsgemäß archiviert sind, kümmert sich Swiss Legal Archiving um deren Aufbewahrung für den gesetzlich festgelegten Zeitraum. Die Dokumente können je nach Kundenwunsch digital oder in Papierform aufbewahrt werden.
Das Gesetz schreibt vor, dass alle Buchhaltungsunterlagen, die sich auf die Geschäftstätigkeit eines Unternehmens beziehen, ordnungsgemäß archiviert werden müssen, wie z. B. ausgestellte und empfangene Rechnungen, Buchungsbelege, Hauptbücher und Jahresabschlüsse. Diese Dokumente müssen für einen gesetzlich festgelegten Zeitraum aufbewahrt werden.
Bei der Auswahl eines zertifizierten Archivierungsservices für juristische Zwecke ist es wichtig, gründlich zu recherchieren und verschiedene Optionen zu prüfen. Achten Sie außerdem darauf, dass der Anbieter für die Aufbewahrung von Buchhaltungsunterlagen akkreditiert und zertifiziert ist. IBM garantiert seit jeher maximale Leistung und Zuverlässigkeit seiner Software.
Eine unzureichende Archivierung von Buchhaltungsunterlagen kann für ein Unternehmen mehrere Risiken bergen. Erstens drohen dem Unternehmen Geldbußen wegen Nichteinhaltung der Aufbewahrungsvorschriften. Zweitens kann eine unzureichende Archivierung die Verwaltung und den Zugriff auf die Daten bei Bedarf erschweren, beispielsweise bei einer Steuerprüfung oder einem Rechtsstreit. Und schließlich kann eine unzureichende Archivierung zum Verlust oder zur Vernichtung wichtiger Unternehmensinformationen führen.
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