Swiss Legal Archiving
La solution de Best Computing
pour la conservation numérique conformément à l'OLC 221.431
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Présentation de la solution :
Que prévoit l’ordonnance sur la tenue et la conservation des livres comptables ?
Les entreprises suisses sont légalement tenues de conserver leurs documents comptables pendant dix ans : autrefois uniquement au format papier, inaltérable à l’époque, mais désormais également au format électronique (par exemple, PDF), à condition d’appliquer des procédures techniques garantissant l’intégrité des informations enregistrées (par exemple, signatures numériques et horodatage). Une ordonnance spécifique de la Confédération suisse définit la structure et les caractéristiques de ces documents :
- Ordonnance sur la tenue et la conservation des livres commerciaux (Olc en italien)
- Ordonnance concernant la tenue et la conservation des livres de comptes (Olico en français)
- Verordnung über die Führung und Aufbewahrung der Geschäftsbücher (Geschäftsbücherverordnung; GeBüV en allemand)
Swiss Legal archiving regroupe toutes les réglementations de ces ordonnances et offre ainsi aux entreprises un logiciel indispensable et éprouvé. Les avantages pour les entreprises et leurs utilisateurs sont évidents, même pour les visiteurs externes, par exemple en cas de contrôle.
Avantages pour votre entreprise
- Conformité totale aux lois suisses sur la conservation des documents
- Réduction des coûts de la gestion et des espaces physiques occupés par le papier
- Automatisation du processus de conservation, sans aucune intervention manuelle
- Sécurité maximale et la traçabilité des opérations
- Intégration transparente avec les systèmes déjà utilisés
Le processus a lieu en mode batch périodique (quotidien, hebdomadaire, mensuel) pour assurer la continuité et la fiabilité.
Avez-vous des questions?
Voici les réponses
Une fois les documents comptables archivés légalement, Swiss Legal Archiving assure leur conservation pendant la durée légale. Les documents peuvent être conservés au format numérique ou papier, selon les préférences du client.
La loi exige que tous les documents comptables relatifs à l’activité de l’entreprise soient archivés légalement, tels que les factures émises et reçues, les documents comptables, les grands livres et les états financiers. Ces documents doivent être conservés pendant une durée légalement fixée.
Lors du choix d’un service d’archivage juridique certifié, il est important d’effectuer des recherches approfondies et d’évaluer différentes options. Il est également essentiel de vérifier que le prestataire est accrédité et certifié pour la conservation des documents comptables. IBM a toujours garanti des performances et une fiabilité maximales pour ses logiciels.
Un archivage incorrect des documents comptables peut présenter plusieurs risques pour une entreprise. Premièrement, elle peut se voir infliger une amende pour non-respect de la réglementation relative à la conservation des documents comptables. Deuxièmement, le défaut d’archivage des documents peut compliquer la gestion et l’accès aux données en cas de besoin, par exemple lors d’un contrôle fiscal ou d’un litige. Enfin, le défaut d’archivage peut entraîner la perte ou la destruction d’informations importantes pour l’entreprise.
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